De 10 belangrijkste werkzaamheden van een secretaresse
Aan de functienaam kun je het niet zien. Als je alle taken onder elkaar zet, dan weet je het zeker. Als management assistent, office manager personal assistent of secretaresse ben je het middelpunt. Om twee redenen: je regelt heel veel belangrijke zaken; en medewerkers en externe relaties beschouwen jou als het eerste en belangrijkste aanspreekpunt. Wat zijn de belangrijkste werkzaamheden van een secretaresse? We zetten ze voor je op een rij.
1. Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, fax)
Eigenlijk zegt het al genoeg. Er wordt een hoop getelefoneerd en gemaild in en naar het bedrijf. Jij bent het eerste aanspreekpunt en zorgt er voor dat medewerkers en directie niet continu lastiggevallen worden. Of je zorgt er voor dat iemand meteen naar de juiste persoon wordt verwezen.
2. Agendabeheer
Met agendabeheer ben je eigenlijk de poortwachter voor degene waarvan je de agenda beheert. Je voorkomt dat medewerkers en relaties bij de directie in en uit lopen. Je houdt overzicht en ruimte in de agenda of agenda’s van de directieleden.
3. Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
Naast het beheren van agenda’s, organiseer je ook vergaderingen. Je verzamelt de onderwerpen, zet een vergaderagenda op en schuift aan om notulen te maken. Die werk je later uit en stuur je naar alle deelnemers van de vergadering. Zonder jou weet niemand meer wat er tijdens de vergadering bespr je zelf ook aan bij vergaderingen. Je luistert en schrijft mee.
4. Facilitaire ondersteuning
Je bent betrokken bij alles wat in het kantoor gebeurt. Je zorgt er voor dat iedereen goed kan werken. Dat betekent dat er genoeg koffie, thee en water is. Dat er printpapier is en dat de toners op voorraad zijn. Soms plan je onderhoud in voor het pand of de installaties en zorg je er voor dat er na werktijd een schoonmaker het kantoor opgeruimd houden. Je doet dat alleen of samen met de facilitair manager als je in een groter bedrijf werkt. Je bent altijd (gedeeltelijk) verantwoordelijk voor de inkoop en voorraad van kantoorbenodigdheden en telefonische bereikbaarheid. Bij kleine bedrijven wordt soms gezamenlijk geluncht. Jij regelt dan de inkoop van brood, beleg en melk of sap.
5. Gasten ontvangen
Je bent het eerste aanspreekpunt. Ook voor gasten van het bedrijf waar je voor werkt. Bij binnenkomst groet je hun met een brede lach, informeer je naar een afspraak en zorg je er voor dat jouw collega weet dat de gast er is. Is dat nog niet geregeld, dan fix jij een ruimte waar de gast kan zitten en regel jij iets te drinken. Is het een uitgebreid overleg, dan vraagt jouw collega misschien om een lunch te regelen. Jij hebt goede contacten met een cateraar of bakker. Op het afgesproken tijdstip zet jij de broodjes op de vergadertafel.
6. Facturatie
Vooral in kleine bedrijven pak jij ook de crediteurenadministratie mee. Dat betekent dat je de facturen verstuurd en dat je zorgt dat er op tijd betaald wordt, zowel door klanten als aan toeleveranciers. Eigenlijk zorg je er voor dat er altijd voldoende geld op de bankrekening van het bedrijf staat.
7. Administratie
Facturatie is administratie, maar administratie is meer dan dat. Je doet soms ook personeelszaken en dat betekent dat de arbeidsovereenkomsten opstelt, personeelsmutaties doorvoert, in- en uitdiensttreding goed doorgeeft en verwerkt. Als je samenwerkt met een salarisverwerkingskantoor dan ben jij hun aanspreekpunt en geef jij alle informatie aan hun door. Belangrijk, want je wil dat alle collega’s op tijd het juiste salaris krijgen.
8. Archiveren
Je doet veel verschillende werkzaamheden. Daar zit ook administratie bij. Ook jouw collega’s administreren hun werk en dat moet netjes opgeborgen worden. Het netjes opbergen van de administratie wordt archiveren genoemd. Het zet de administratie in het archief, omdat het niet meer direct nodig is. Je kunt het niet zomaar weggooien, want sommige documenten moet je bewaren.
9. Zakelijke bijeenkomsten organiseren (vergadering, congres etc)
Bij ‘gasten ontvangen’ hebben we het al gehad over vergaderingen en overleggen. Die zijn vaak in het kantoor zelf. Afhankelijk van het bedrijf waar je voor werkt, organiseer je ook congressen of evenementen. Je bent dan de eventmanager, samen met iemand van marketing of sales. Je regelt een ruimte, de aankleding, de gastenlijst, de uitnodigingen, de gastsprekers en workshops of andere activiteiten en uiteraard voor de borrel achteraf. Na afloop geef je jouw collega’s een high five voor de goede samenwerking.
10. Organiseren personeelsuitjes
Jij kent alle collega’s, weet wat ze leuk vinden en weet wat de directie belangrijk vindt. Met die informatie ga je een leuke activiteit bedenken. Je wilt een hechter team, je wilt dat collega’s nadenken over de toekomst van hun werk of bedrijf en je wil dat collega’s elkaar op een andere manier leren kennen. Het moet wel gezellig blijven, dus je sluit af met eten, drinken en misschien zelfs een borrel of feestje.
Nationale Secretaressedag
Ben je secretaresse, management assistent of office manager en heb je nog geen bloemetje gehad? Onze onderwijsbedrijven First Class en Salon de Nieuwe Stad hebben een mooi arrangement samengesteld voor de drijvende krachten achter een organisatie. Breng dit arrangement (subtiel) onder de aandacht en laat jouw manager zijn of haar waardering blijken voor jouw tomeloze inzet.
Klaar voor de toekomst
En wil je jezelf de komende jaren laten uitblinken dan moet jij je blijven ontwikkelen. Jouw werk is veranderd en zal blijven veranderen. Dat vraagt andere skills en competenties. Op de website van Management Support staan 10 onmisbare competenties voor secretaresses.
We hebben de 10 belangrijkste werkzaamheden genoemd. Welke werkzaamheden doe jij nog meer? Welke werkzaamheden doe je liever niet? Laat hieronder een reactie achter.
Geschreven door:
MBO Amersfoort
We krijgen dagelijks veel vragen van (bijna) MBO-ers over praktische dingen, zoals reizen, financiën, hoe maak ik een studiekeuze etc. Via deze blogs geven we jullie antwoord op de meest gestelde vragen.
Lees verder